Kasse für Events und Veranstaltungen

Messe, Kongress, Firmenfeier oder Vereinsfest: Überall, wo Gäste Essen und Getränke ganz oder teilweise bezahlt bekommen, zählt am Ende jeder Bon. Diese Kasse verbindet eine einfache Bedienung nach Preisgruppen mit einem vollständigen Voucher-System: Gäste zahlen mit persönlichem Gutschein, abgeholt wird mit Abholbon – und am Ende steht eine lückenlose Auswertung für die Abrechnung mit Auftraggeber oder Veranstalter.

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Gast zeigt an der Event-Kasse einen Gutschein-QR-Code auf dem Smartphone, Mitarbeiterin hält ein Tablet mit dem Kassendisplay

Was die Kasse für Events & Veranstaltungen-Betriebe leistet

  • Voucher für tausende Gäste auf einmal

    Namen, E-Mail und Guthaben kommen per CSV- oder Excel-Liste in die Kasse. Vor dem Import zeigt eine Vorschau Fehler. Einzelne Gäste lassen sich jederzeit von Hand nachtragen – auch noch während der Veranstaltung.

  • Bezahlen wie mit EC-Karte

    An der Kasse auf „Voucher“ tippen und den QR-Code des Gastes scannen: Name, Guthaben und Restbetrag stehen sofort auf dem Display. Reicht das Guthaben nicht, zahlt der Gast den Rest bar oder mit Karte.

  • Abrechnungs- und Abholpoint getrennt

    Am Abrechnungspoint wird bezahlt und ein Bon mit großer Abholnummer und QR-Code ausgegeben. Am Abholpoint wird nur der Bon gescannt – die Ausgabe wird markiert, eine doppelte Abholung fällt sofort auf.

  • Jeder Scanner funktioniert

    Handykamera, Tablet oder externer Hand-, USB- oder Bluetooth-Scanner: Ein Scan öffnet die Zahlung direkt. Ideal, wenn die Kasse auf einem Android-Tablet läuft und ein Handscanner angeschlossen ist.

  • Einladung per E-Mail vor dem Event

    Auf Knopfdruck erhalten alle Gäste Zugang, PIN und den Link zur Speisekarte. Auf Messen können sich Besucher vorab anmelden und schon unterwegs auswählen, was sie essen und trinken möchten.

  • Auswertung für die Abrechnung

    Wie viele Voucher ausgegeben und eingelöst wurden, wer alles aufgebraucht oder zugezahlt hat, Umsatz je Person – Speisen und Getränke getrennt. Alles als Excel-Datei für den Veranstalter oder die Firma.

Typische Situationen im Alltag

  • Messe-Catering: Besucher bekommen vorab einen Voucher per E-Mail
  • Firmenfeier: Jeder Mitarbeiter hat ein Guthaben von z. B. 30 €
  • Kongress: Verpflegungs-Voucher nur für Speisen, Getränke zahlt der Gast selbst
  • Festival: 50-%-Rabatt-Voucher für Crew und Helfer
  • Getrennte Points: Kasse am Eingang, Essensausgabe im Zelt

Voucher, die niemand auslesen kann

Der QR-Code auf dem Voucher enthält nur eine zufällige Zeichenfolge. Wer ihn mit einem fremden Handy scannt, sieht weder den Namen noch das Guthaben. Guthaben und Belege gibt es nur im persönlichen Bereich des Gastes – geschützt durch Voucher-Nummer und PIN. Nach fünf falschen PINs ist der Zugang für 15 Minuten gesperrt. So bleibt das System fair, auch wenn eine Voucher-Karte verloren geht.

Ein Bon, zwei Punkte: bezahlen und abholen

Auf großen Veranstaltungen ist die Schlange an der Essensausgabe das Nadelöhr. Deshalb trennt die Kasse Bezahlen und Abholen: Am Abrechnungspoint wird kassiert und ein Abholbon mit Nummer und QR-Code gedruckt. Die Ausgabe scannt den Bon oder tippt die Nummer ein – ohne Kasse, ohne Geld, ohne Diskussion. Jeder Bon kann nur einmal abgeholt werden; versucht es jemand zweimal, erscheint sofort eine Warnung mit dem Namen der Person, die abgeholt hat.

Persönlicher Bereich statt App-Zwang

Kein Gast muss eine App installieren. Der persönliche Bereich läuft im Browser auf jedem Smartphone: Dort stehen Guthaben, Belege, der eigene QR-Code und die Speisekarte des Events. Wer möchte, druckt stattdessen Voucher-Karten im Scheckkartenformat – zehn Stück passen auf eine A4-Seite. Für Messe-Teams heißt das: Liste hochladen, Einladungen verschicken, fertig.

Nach dem Event ist vor der Abrechnung

Spätestens beim Nachweis gegenüber Auftraggeber oder Finanzbuchhaltung zahlt sich das System aus: Jede Einlösung ist mit Datum, Person und Speisen und Getränken getrennt nach Steuersätzen (7 % / 19 %) festgehalten. Die Auswertung zeigt eingelöste und offene Guthaben, Zuzahlungen je Gast und den Umsatz je Person – als Excel-Datei, die direkt in die Abrechnung übernommen werden kann. Wird ein Bon storniert, wandert das Guthaben automatisch zurück auf den Voucher.

Häufige Fragen aus der Branche

Wie bekommen tausende Gäste ihren Voucher?

Per CSV- oder Excel-Import mit Name, E-Mail, Gruppe und Guthaben. Die Einladung mit Zugang, PIN und Speisekarte geht anschließend per E-Mail an alle.

Kann ein Voucher nur für Speisen oder nur für Getränke gelten?

Ja. Je Voucher legen Sie fest, wofür er gilt – nur Speisen, nur Getränke oder alles. Auf Wunsch mit Tageslimit, z. B. höchstens 8 € pro Tag.

Was passiert, wenn das Guthaben nicht reicht?

Der Voucher übernimmt, was möglich ist. Den Rest zahlt der Gast bar oder mit Karte. Die Zuzahlung steht später je Person in der Auswertung.

Kann jemand mit einem fremden QR-Code das Guthaben sehen?

Nein. Der QR-Code verrät nichts. Guthaben und Belege sieht man nur nach Anmeldung mit Voucher-Nummer und PIN.

Brauche ich Internet für Voucher-Zahlungen?

Ja, damit kein Guthaben doppelt ausgegeben wird, prüft die Kasse jeden Voucher online. Bar- und EC-Zahlungen funktionieren weiterhin auch offline.

Gibt es eine Lizenz nur für ein Wochenende?

Ja, die Event-Lizenz. Wer öfter veranstaltet, fährt mit der Jahreslizenz ab 1 € pro Tag günstiger.

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