Kassensystem für Kantinen und Betriebsrestaurants
In der Betriebskantine bezuschusst der Arbeitgeber das Mittagessen – und genau das macht die Kasse im Alltag kompliziert: Wer bekommt wie viel Zuschuss, was ist davon übrig, wie wird es nachgewiesen? Diese Kasse löst das mit personalisierten Essens-Vouchern: Jeder Mitarbeiter hat Guthaben oder einen festen Rabatt, zahlt an der Kasse wie mit EC-Karte – und die Lohnbuchhaltung bekommt am Monatsende eine lückenlose Auswertung.
Was die Kasse für Kantine-Betriebe leistet
Essenszuschuss als Guthaben oder Rabatt
Pro Person ein festes Guthaben (z. B. 10 €) oder ein fester Rabatt (z. B. 50 % auf alles). Ein Tageslimit – etwa höchstens 8 € pro Tag – hält Freigrenzen automatisch ein.
Mitarbeiter per CSV oder Excel importieren
Die komplette Belegschaft kommt als Liste in die Kasse: Name, E-Mail, Abteilung, Guthaben. Eine Vorschau prüft die Daten vor dem Import. Neue Mitarbeiter lassen sich jederzeit einzeln nachtragen, aufladen oder sperren.
Zahlen wie mit EC-Karte
An der Kasse auf „Voucher“ tippen, QR-Code scannen, fertig: Name, Guthaben, Abzug und Restbetrag sind sofort sichtbar. Reicht das Guthaben nicht, zahlt der Mitarbeiter den Rest bar oder mit Karte.
Nachweis für Steuer und Lohnbuchhaltung
Jede Einlösung ist mit Datum, Person und Speisen und Getränken getrennt nach Steuersätzen (7 % / 19 %) festgehalten. Die Auswertung als Excel-Datei ist die Grundlage für Sachbezug und Abrechnung.
Geschütztes Guthaben
Der QR-Code enthält nur eine zufällige Zeichenfolge – niemand kann fremdes Guthaben auslesen. Im persönlichen Bereich sehen Mitarbeiter Guthaben, Belege und die Speisekarte, geschützt durch Voucher-Nummer und PIN.
Storno bucht automatisch zurück
Wird ein Bon storniert, ist das Guthaben sofort wieder auf dem Voucher. Keine manuellen Korrekturen, keine Differenzen am Monatsende.
Typische Situationen im Alltag
- Betriebskantine: Arbeitgeber bezuschusst jedes Mittagessen mit einem Festbetrag
- Mitarbeiter-Restaurant: 50 % Rabatt auf Speisen, Getränke zum vollen Preis
- Auszubildende und Praktikanten mit eigenem, höherem Zuschuss
- Externe Gäste zahlen bar oder mit Karte – ohne Voucher
- Monatsauswertung je Abteilung für die Lohnbuchhaltung
Der Essenszuschuss, endlich ohne Zettelwirtschaft
Essensmarken aus Papier sind langsam, fehleranfällig und kaum nachweisbar. Mit dem Voucher-System bekommt jeder Mitarbeiter sein Guthaben digital – auf dem Smartphone im persönlichen Bereich oder als gedruckte Karte im Scheckkartenformat. An der Kasse genügt ein Scan: Der Zuschuss wird automatisch verrechnet, nur die Zuzahlung kassiert das Personal. Das geht so schnell wie eine EC-Zahlung und hält auch den Mittagsansturm aus.
Steuerlich sauber: jede Einlösung dokumentiert
Arbeitgeber können Mahlzeiten in der Kantine steuerlich begünstigt bezuschussen – etwa als Sachbezug mit dem amtlichen Sachbezugswert. Entscheidend ist der lückenlose Nachweis: Wer hat wann was bekommen und wie viel selbst gezahlt? Die Kasse hält jede Einlösung mit Datum, Person und Beträgen fest, Speisen und Getränke getrennt nach 7 % und 19 %. Ein Tageslimit je Person hilft, Freigrenzen einzuhalten. Die Monatsauswertung als Excel-Datei geht direkt an die Lohnbuchhaltung. Wie das im Einzelfall zu bewerten ist, klärt Ihre Steuerberatung.
Persönlicher Bereich für jeden Mitarbeiter
Jeder Mitarbeiter meldet sich mit Voucher-Nummer und PIN an und sieht dort sein aktuelles Guthaben, alle Belege und die Speisekarte der Woche – ohne App, einfach im Browser. Nach fünf falschen PINs ist der Zugang für 15 Minuten gesperrt. Geht eine Karte verloren, wird der Voucher gesperrt und neu ausgestellt; das Guthaben bleibt erhalten, weil es nicht auf der Karte, sondern in der Kasse liegt.
Mehr als Voucher: eine komplette Kasse
Die Kantinen-Kasse bleibt eine normale Kasse nach Preisgruppen: Mittagsmenü, Salat, Dessert und Getränke als große Tasten, Mengen über ein Zahlenfeld, Beleg per QR-Code. Externe Gäste zahlen bar oder mit Karte. Am Tagesende stehen Kassensturz, Abschlussbericht als PDF oder Excel und die Auswertung der Essenszuschüsse – alles aus einem System.
Häufige Fragen aus der Branche
Wie lege ich die Belegschaft in der Kasse an?
Per CSV- oder Excel-Import mit Name, E-Mail, Abteilung und Guthaben. Einzelne Mitarbeiter lassen sich jederzeit von Hand ergänzen, aufladen oder sperren.
Kann der Zuschuss pro Tag begrenzt werden?
Ja. Ein Tageslimit – z. B. höchstens 8 € pro Tag und Person – wird automatisch berücksichtigt; was darüber liegt, zahlt der Mitarbeiter selbst.
Müssen Mitarbeiter eine App installieren?
Nein. Der persönliche Bereich mit Guthaben, Belegen und Speisekarte läuft im Browser. Alternativ reicht eine gedruckte Voucher-Karte.
Wie bekommt die Lohnbuchhaltung den Nachweis?
Die Auswertung listet jede Einlösung mit Datum, Person, Speisen und Getränken (7 % / 19 %) und allen Zuzahlungen – als Excel-Datei für die Abrechnung.
Was passiert bei einem Storno?
Das Guthaben wird automatisch auf den Voucher zurückgebucht. Der Vorgang bleibt mit Begründung im Journal nachvollziehbar.
Funktioniert die Kasse auch für externe Gäste?
Ja. Gäste ohne Voucher zahlen bar oder mit Karte – die Kasse nach Preisgruppen funktioniert wie gewohnt, auch offline.
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